Klachtenprocedure
Klachtenprocedure
Inleiding
Stichting Verspanersforum hecht veel aan tevreden relaties. De kwaliteit van onze dienstverlening heeft dan ook een hoge prioriteit. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing. Hieronder vindt u een aantal manieren waarop u uw ontevredenheid of klacht kenbaar kunt maken.
1. Tijdens de trainingen
Een aantal, vaak eenvoudige klachten, is meestal op te lossen tijdens de trainingen. Vaak
is het mogelijk om tijdens de trainingen (of pauze!) de docent hierover te informeren. Daarnaast kunt u uw op- en aanmerkingen kwijt op het evaluatieformulier van de lesdag. Dit kan anoniem, maar ook met vermelding van uw naam.
2. Telefonisch oplossen van een klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of persoonlijk) worden
opgelost; wij verzoeken u daarom om eerst telefonisch contact op te nemen om te
overleggen over het probleem of voor het maken van een afspraak.
3. Schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor
een gesprek, dan kunt u de klacht schriftelijk indienen. Wilt u dan duidelijk aangeven
– de omschrijving van de klacht
– indien van toepassing; wilt u dan vermelden met wie u al contact heeft gehad over uw
klacht, en zo ja wat daar de uitkomst van is geweest
– indien van toepassing; wilt u dan vermelden wat uw eigen idee is over de reactie die
u van ons verwacht
– u kunt uw klacht opsturen via mail@verspanersforum.nl o.v.v. klacht of via
Stichting verspanersforum, t.a.v. dhr. Gerrit van der linde van Haersoltelaan 25 8325ET Vollenhove.
Na ontvangst van uw schriftelijk klacht zal uw klacht zo spoedig als mogelijk in behandeling
genomen worden. Indien het niet mogelijk is om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren
dan ontvangt u in ieder geval een ontvangstbevestiging binnen 2 weken.
In de meeste gevallen zal de klachtenfunctionaris contact met u opnemen om te overleggen
over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden
gevraagd. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen vier weken af te handelen.
Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd. U wordt verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure.
Alle aspecten van de afhandeling van uw schriftelijke klacht zullen worden vastgelegd in ons
dossier. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.
In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij profes-sionele onafhankelijke instanties.
Door het indienen van uw formele, schriftelijke klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking
te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor
geheimhouding te tekenen.
4. Onafhankelijke derde
Is uw probleem na schriftelijke afhandeling niet tot tevredenheid opgelost dan bestaat de
mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen en een onafhankelijke derde in te schakelen. U kunt hiertoe een schriftelijk verzoek bij ons indienen.
We hopen op een goede relatie en samenwerking.
De directie van Stichting Verspanersforum
